データ取り扱い規約

最終更新日: 2026年10月22日

本規約は、当社が提供する採用管理サービス (以下「本サービス」) において、ユーザーおよび応募者のデータをどのように保管・保護するかを定めるものです。プライバシーポリシーおよび利用規約と併せてお読みください。

1. データ保管場所

本サービスで取り扱うユーザーおよび応募者のデータは、日本国内 (AWS 東京リージョン相当) のデータセンターで運用される Supabase PostgreSQL クラスタに保存します。静的資産および添付ファイルは、同リージョンのオブジェクトストレージに保管します。バックアップも同リージョン内に保持します。

2. 暗号化

すべての保存データは保管時 (at-rest) に AES-256 相当の暗号化アルゴリズムで暗号化されます。ユーザーのブラウザと本サービス間、および本サービスと各サブプロセッサー間の通信は、TLS 1.2 以上により暗号化されます。データベースへの管理者アクセスについては、ネットワーク層の制限および多要素認証を必須としています。

3. アクセス制御

ワークスペース間のデータ分離は、Supabase Row Level Security (RLS) ポリシーにより強制されます。すべてのテーブルは workspace_id を保持し、認証ユーザーが workspace_members に有効なメンバーとして登録されているワークスペースの行のみが読み書き可能です。ユーザーの権限区分 (admin / member / consultant) に応じた機能制限は、アプリケーション層でも二重に強制されます。

4. 監査ログ

重要な操作 (ログイン、ワークスペース作成・削除、メンバー招待・ロール変更、権限設定の変更、応募者データの CSV 出力、外部連携 (コネクタ) 経由の応募者データ操作等) は監査ログとして記録します。外部連携経由の操作は、操作したユーザーおよび経路とあわせて記録します。

監査ログは、本サービスのデータベース内に、ユーザーが書き換え・削除できない追記専用の記録として保存し、記録日から12ヶ月を経過したものを削除します。応募者を完全削除した場合は、監査ログに含まれる当該応募者の個人情報も消去します。ワークスペースを完全削除した場合は、そのワークスペースの監査ログも削除します。

5. 保持期限と削除

応募者情報の保持期限 (プロジェクトのアーカイブ後、および応募者の削除後の完全削除) は、プライバシーポリシー第7条に定めます。本条では、削除の方法と契約終了時の取り扱いを定めます。

削除の方法

完全削除では、応募者のデータベース上の記録と添付ファイルを消去し、監査ログに含まれる当該応募者の個人情報も消去します。完全削除は取り消せません。

応募者を完全削除したときは、その実行日時・方式・件数を記録として5年間保持します。この記録に個人情報は含みません。記録はワークスペースの設定画面「候補者データ保持」で確認できるほか、ご要望に応じて当社から内容をお示しします。

契約終了時の取り扱い

本サービスの利用契約が終了した場合 (ワークスペースの削除を含み、利用規約第7条に定めるユーザーの退会を除きます)、次の手順でデータを消去します。

契約終了日から30日間は、データの閲覧と取り出しのみが可能な期間とします。ユーザーによるデータの追加・編集 (外部連携経由を含みます) はできません。取り出しは、プロジェクト単位の CSV 出力 (全件) と添付ファイルの個別ダウンロードで行えます。この期間内であれば、ワークスペースの削除を取り消すことができます。
30日を経過した時点で、ワークスペースのデータ (応募者情報、添付ファイル、監査ログを含みます) を完全削除します。
バックアップに残るデータは保持期間の満了により順次失効し、契約終了日から90日以内に、バックアップを含むデータの消去を完了します。サブプロセッサーが運用のために記録するログは、この期限とは別に、第6条に記載の期間で自動的に失効します。

法令により保存義務のあるデータ (取引記録等) については、当該期間経過後に削除します。

6. サブプロセッサー一覧

本サービスは、以下の外部事業者 (サブプロセッサー) を利用しています。各事業者は、それぞれのプライバシーポリシーおよびセキュリティ基準に則ってデータを取り扱います。記載の保持期間は、当社の契約プランが変わっても超えない上限です。

Supabase — データベース、認証、ストレージ、リアルタイム配信。本サービスのデータ本体を保管し、その保持期限は第5条およびプライバシーポリシー第7条のとおりです。バックアップは最長30日、認証・データベースの運用ログは最長90日で自動的に失効します。
Vercel — アプリケーションホスティング、エッジ配信。実行ログは最長30日で自動的に失効します。
Resend — ログイン用リンク・招待・アカウントの削除完了のお知らせ等のメール配送。宛先はユーザーのメールアドレスで、応募者の情報は送信しません。配送記録の保持期間は同社の規定に従います。
PostHog (導入予定。現時点では利用していません) — プロダクト利用分析 (匿名化・集計ベース)。保持期間は導入時に本ページへ記載します。

次の機能は、ユーザーの指示にもとづく外部サービスの利用であり、当社が委託するサブプロセッサーには含まれません。送信されたデータの取り扱いは、各外部サービス提供者の規定に従います。

ユーザーご自身が外部の AI アシスタント等と連携して本サービスのデータを閲覧・入力する機能 (詳細はプライバシーポリシー第5条に記載しています)
ユーザーご自身のアカウントで接続したチャットツール (Slack、Chatwork) を通じて、応募者へメッセージを送信する機能
ユーザーご自身のアカウントで接続したカレンダー (Google カレンダー) に、応募者の氏名・連絡先を含む面接日程を登録する機能

サブプロセッサーを追加・変更する際は、本ページを更新し、重要な変更についてはユーザーへ通知します。

7. インシデント対応

データに関するインシデント (漏えい、滅失、毀損、不正アクセス等) を検知した場合、当社は速やかに影響範囲を調査し、法令で定める要件に該当する場合は個人情報保護委員会への報告および本人への通知を遅滞なく行います。

8. お問い合わせ

データ取り扱いに関するご質問・ご要望は、privacy@example.comまでご連絡ください。